Các module thiết yếu nhất của một hệ thống phần mềm ERP (Phần 2)

4. Quản lý dịch vụ khách hàng

Khách hàng là tài sản sống còn với công ty, đó là lý do tại sao một module quản lý dịch vụ khách hàng (CRM) hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng trong phần mềm ERP. Những module này có thể giúp bạn quản lý khách hàng hiện tại, khai thác khách hàng tiềm năng và củng cố quy trình bán hàng. Một số tính năng CRM thường được cung cấp trong các module CRM cơ bản bao gồm danh sách liên hệ, lịch sử tương tác và phân tích sơ bộ.

Các tính năng này là thành phần cơ bản nhất của một hệ thống CRM để từ đó có thể đảm bảo rằng bạn đang đưa ra các chương trình khuyến mãi sản phẩm phù hợp cho khách hàng của mình, dựa trên các yếu tố chẳng hạn như lịch sử mua hàng của họ.

Nếu bạn tìm kiếm một module CRM mạnh mẽ hơn, thì sẽ có một số tính năng cao cấp đáng lưu ý hơn. Chẳng hạn đối với doanh nghiệp trẻ, một chương trình quản lý quan hệ khách hàng tốt có thể giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp đó.

Chương trình dạng này có thể giúp lưu giữ một hồ sơ chính xác về khách hàng thân thiết cũng như khách hàng tiềm năng, và có thể là một lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp nói trên. Bởi vì thông tin này cực kỳ hữu ích và có thể áp dụng được cho các hoạt động tiếp thị và bán hàng của bạn trong bối cảnh vốn còn ít.

Một phần mềm ERP mạnh mẽ với module CRM tốt, chẳng hạn như VNG Cloud ERP, có thể thu thập nhiều thông tin từ khách hàng hơn là chỉ tên và địa chỉ email đơn thuần. Nó còn ghi lại và theo dõi cả lịch sử tương tác của bạn với khách hàng thân thiết và khách hàng tiềm năng. Nó giúp theo dõi những gì bạn đã thảo luận hoặc gửi đến từng khách hàng. Điều này có thể làm giảm sự lặp lại trong quá trình liên lạc và tối ưu hóa việc bán hàng, cũng như nhắm mục tiêu tốt hơn.

Các chức năng chia theo phân khúc cũng giúp bạn làm được nhiều hơn với dữ liệu khách hàng của mình. Thay vì chỉ xem vị trí khách hàng của bạn ở đâu, bạn cũng có thể nhắm mục tiêu theo khu vực. Chẳng hạn bạn có thể chọn khách hàng theo vùng phù hợp để gửi các tài liệu marketing. Marketing theo hướng cá nhân hoá luôn có khả năng chuyển đổi cao hơn là làm một cách đại trà.

Module CRM của ERP còn có thể giúp bạn lọc ra các khách hàng ưu tiên và chào mời các chiến dịch bán hàng ưu đãi, các sản phẩm liên quan tới nhu cầu của họ. Bạn có thể khám phá thêm các cơ hội bán hàng mà trước đây bạn từng nghĩ là khó có thể xảy ra.

Bảng điều khiển trực quan và các báo cáo chi tiết là một tính năng ưu việt nữa của module CRM mà bạn có thể tận dụng. Giống như module quản lý tài chính mà chúng ta đã nói đến trong phần 1, bạn có thể dùng bảng điều khiển để tiến hành phân tích nhanh, từ đó đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và marketing mà bạn đang thực hiện.

Tính năng báo cáo giúp bạn tìm ra các xu hướng cũng như đi sâu hơn vào dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể đưa ra các quyết sách kịp thời để cải thiện quá trình kinh doanh và marketing, trong cả ngắn hạn và dài hạn.

5. Quản trị nhân sự

Module quản trị nhân sự (HR) là một module khác cũng liên quan đến mọi phòng ban trong công ty, giống như module tài chính mà chúng ta đã nói đến ở phần 1. Bởi vai trò quan trọng về thông tin và xử lý mà nó phụ trách, module này là một thành phần khó có thể bỏ qua khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp, theo chia sẻ từ đội ngũ tư vấn của VNGCloud.

Vì phần mềm nhân sự thu thập thông tin về mọi nhân viên, nên nó cũng liên tục thu thập dữ liệu từ mọi bộ phận. Nói cách khác, nó tập hợp dữ liệu từ nhiều địa điểm cùng một lúc, cho dù đó là dữ liệu ngày nghỉ hay thời gian ra/vào của nhân viên.

Do có một lượng dữ liệu khổng lồ như vậy liên quan đến HR, nên có thể dễ dàng xảy ra sự trùng lặp hoặc không chính xác trong hệ thống của bạn. Các module HR có thể giúp loại bỏ sự không chính xác này bằng cách sắp xếp và phân tích thông tin để đảm bảo rằng thông tin nhận được là đúng.

Một trong những lợi thế đáng kể nhất của hệ thống phần mềm ERP là nó tạo ra sự hợp tác dễ dàng trong các quy trình công việc nội bộ. Thế nhưng nếu các hệ thống ERP của từng bộ phận nằm riêng biệt, dữ liệu phải được chia sẻ thủ công. Do đó, nếu bạn không có một module HR tích hợp, bạn có thể cần tiến hành thiết lập chia sẻ thông tin thủ công, và dễ bị lỗi do nhập liệu sai.

Một ví dụ đó là nếu công ty bạn có quy chế thưởng dựa trên số lượng khách hàng tiềm năng đã chuyển đổi thành đơn hàng thành công, hệ thống nhân sự của bạn sẽ cần dữ liệu CRM để ghi nhận. Bạn thực tế có thể tự đếm thủ công từng lượt khách hàng được chuyển đổi, nhưng thời gian cho việc đó quá lãng phí. Thay vào đó, khi bạn thêm một module HR vào ERP, dữ liệu CRM của bạn có thể được chia sẻ tự động với module HR này, từ đó có thể tự động quản lý mức thưởng.

Việc quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định cấp cao cho công ty cũng có thể dựa vào module HR này để có được cái nhìn tổng quan về toàn bộ bộ máy nhân sự. Nó có thể được sử dụng để thực hiện các thay đổi chính sách cần thiết, cho dù đó là nới lỏng các quy định hoặc khiến chúng trở nên nghiêm ngặt hơn.

Ví dụ, bạn có thể xem xét tổng số giờ làm việc của mỗi bộ phận, gặp những người liên quan để tiến hành giảm thời gian làm thêm giờ, và điều này cuối cùng có thể tiết kiệm một số tiền không nhỏ cho công ty của bạn.

Kết luận

Có rất nhiều module cho phần mềm ERP trên thị trường hiện nay. Để lựa chọn đúng module cần thiết cho công việc kinh doanh của bạn, cần liệt kê ra những chức năng bạn cần nhất cho hệ thống của mình. Từ đó các sai lầm như lựa chọn module ERP không cần thiết, hay chi tiêu quá tay cho việc thêm vào các module ERP sẽ bị loại bỏ.

Chọn được các module ERP phù hợp sẽ đem lại doanh thu và thị phần vượt trội cho công ty của bạn, đó là một sự thật hiển nhiên. Nếu bạn còn băn khoăn trong việc lựa chọn phần mềm ERP cũng như triển khai các module cho nó, hãy đừng ngần ngại nhận tư vấn từ đội ngũ của VNGCloud nhé! Chúng tôi luôn có các giải pháp phù hợp dành cho bạn.